Başarılı bir işletme kurmanın ilk adımı güçlü bir fikirle başlar. Her girişim, bir hayalden, bir hedefin peşinde koşmaktan doğar. Ancak fikriniz ne kadar değerli olursa olsun, onu hayata geçirmek için yasal bir zemine ihtiyacınız vardır. İşte tam da bu noktada sanal ofis hizmetleri devreye girer. Ankara, İstanbul ve İzmir gibi büyük şehirlerde sanal ofis kullanımı her geçen gün artmakta; girişimciler, freelancer’lar, danışmanlık firmaları ve start-up’lar için pratik bir çözüm sunmaktadır.
Peki sanal ofis kurmak için hangi evraklar gerekir, nasıl başvuru yapılır, süreç nasıl işler? Gelin adım adım tüm detaylarıyla inceleyelim.
Her şey bir fikirle başlar. Ancak başarılı bir iş fikrinin en kritik aşaması, onu uygulamaya dökmektir. İlk olarak işinizin hangi alanda faaliyet göstereceğine karar verin. Ürün mü satacaksınız, hizmet mi sunacaksınız, yoksa danışmanlık mı vereceksiniz? Bu aşamada iş planınızı hazırlamak, hedef kitlenizi belirlemek ve sermaye yapınızı oluşturmak son derece önemlidir.
Sanal ofis, bu noktada işletmenizin kurulumu için maliyetleri en aza indirerek büyük avantaj sağlar. Çünkü fiziki bir ofis tutmadan yasal bir iş adresine, sekreterlik ve posta hizmetlerine sahip olabilirsiniz. Böylece fikriniz sadece bir düşünce olmaktan çıkar ve resmi olarak faaliyet göstermeye hazır bir işletmeye dönüşür.
Şirketinizi kurmadan önce faaliyet alanınızı belirlemeniz gerekir. Ticaret siciline kayıt yaptırırken, faaliyet konunuzu NACE kodu üzerinden tanımlarsınız. Bu kod, firmanızın ne tür iş yaptığına dair resmi bir sınıflandırmadır.
Örneğin:
Yazılım ve bilişim hizmetleri sunuyorsanız 62.01.01 NACE kodu,
Danışmanlık yapıyorsanız 70.22.03 kodu,
E-ticaret yapıyorsanız 47.91.14 kodu kullanılabilir.
Faaliyet alanı, şirketinizin vergi yükümlülüklerini, SGK durumunu ve hangi belgeleri almanız gerektiğini de belirler.
Sanal ofisle şirket kurarken ilk kararınız, şirket türünü seçmek olmalıdır. Türkiye’de en yaygın iki şirket türü vardır:
Kurulumu kolay ve maliyeti düşüktür. Tek kişi tarafından kurulabilir. Serbest meslek sahipleri, danışmanlar, e-ticaret girişimcileri için idealdir.
Birden fazla ortakla kurulabilir ve sermaye yapısı belirlenmiştir (en az 10.000 TL). Kurumsal imaj açısından daha profesyonel bir görünüm sağlar.
Sanal ofis adresi her iki şirket türü için de kullanılabilir. Ancak limited şirketlerde noter tasdikli ana sözleşme ve Ticaret Sicil Müdürlüğü onayı da gerekmektedir.
Sanal ofis, yasal adres olarak kullanılabilir. Şirketinizin resmi adresi, Open Ofis gibi profesyonel bir sanal ofis sağlayıcısının lokasyonunda yer alır. Bu adres, vergi dairesi, ticaret odası ve resmi kurumlarla yapılacak tüm işlemlerde geçerlidir.
Sanal ofis sözleşmesi şu unsurları içermelidir:
Tarafların bilgileri (şirket ve sanal ofis sağlayıcısı)
Sözleşme süresi ve kapsamı
Kullanım hakkı ve hizmet detayları
Adresin yasal olarak kullanılabileceğine dair beyan
Open Ofis ile yapacağınız Yasal Adres Sözleşmesi, şirket kurulumunun en önemli adımıdır. Bu belge olmadan Ticaret Odası kaydı ve vergi dairesi yoklaması yapılamaz.
Yasal adres sözleşmesini tamamladıktan sonra sıradaki adım Ticaret Odası kaydıdır. Her şehirdeki ticaret odası, şirket kuruluş işlemlerini yürütür.
Başvuru için gerekli evraklar:
Doldurulmuş başvuru formu
Ana sözleşme (limited şirketlerde)
Kimlik fotokopileri
Yasal adres sözleşmesi
İmza beyannamesi
Ticaret Odası, başvurunuzu onayladıktan sonra firmanız ticaret siciline tescil edilir ve işletmeniz resmen kurulmuş olur.
Ticaret Odası kaydınız tamamlandıktan sonra, sistem tarafından vergi dairesine otomatik bildirim yapılır. Vergi dairesi sizden şu belgeleri isteyecektir:
Kimlik fotokopisi
Kira sözleşmesi veya sanal ofis yasal adres sözleşmesi
Ticaret sicil gazetesi
Faaliyet belgesi
Vergi dairesi, şirketinizin vergi levhasını düzenlemeden önce yoklama işlemini başlatır.
Sanal ofis kullanan girişimciler için en merak edilen konulardan biri de vergi dairesi yoklamasının nasıl yapılacağıdır.
Bu süreç tamamen yasal ve düzenli bir şekilde işler. Vergi memurları, sanal ofis adresinizi ziyaret eder. Open Ofis gibi yetkili sanal ofis sağlayıcılarında bu yoklamalar, adresin fiziksel varlığı ve kullanım sözleşmesi doğrultusunda kolayca gerçekleştirilir.
Yoklama esnasında memur, adresin varlığını ve işletmenin gerçekten o adreste kayıtlı olduğunu teyit eder. Ardından vergi levhanız düzenlenir ve işletmeniz resmen faaliyete geçer.
Tüm bu adımlar tamamlandığında işletmeniz artık resmen kurulmuştur.
Artık faturalar kesebilir, banka hesabı açabilir, e-ticaret platformlarına kayıt olabilir ve sözleşmeler yapabilirsiniz. Üstelik tüm bunları, fiziksel bir ofise ihtiyaç duymadan yaparsınız.
Sanal ofis, sadece düşük maliyetli bir çözüm değil; aynı zamanda prestijli bir iş adresi, profesyonel sekreterlik, gelen posta-kargo yönetimi ve telefon yönlendirme gibi hizmetlerle tam kurumsal bir yapı sunar.
Sanal ofis üzerinden şirket kurmak isteyen girişimciler için genel belge listesi şöyledir:
Kimlik fotokopisi
İkametgâh belgesi
Yasal adres (sanal ofis) sözleşmesi
Şirket ana sözleşmesi (limited şirketlerde)
İmza beyannamesi
Ticaret odası başvuru formu
Vergi dairesi yoklama formu
Bu belgelerle birlikte süreç ortalama 1-3 iş günü içinde tamamlanır.
Hızlı Kurulum: Belgeler hazırsa aynı gün başvuru yapılabilir.
Yasal Adres Desteği: Resmi kurumlar tarafından kabul edilir.
Prestijli Lokasyon: Ankara gibi merkezi adreslerde iş yapma avantajı.
Profesyonel Destek: Sekreterlik ve posta hizmetleri dahil.
Open Ofis, tüm bu süreçlerde danışmanlık ve operasyonel destek sağlayarak şirket kuruluşunuzu kolaylaştırır.
Sanal ofis kurmak için gerekli evraklar doğru şekilde hazırlandığında, şirket kurulum süreci son derece hızlı ve zahmetsiz olur. Ankara sanal ofis, yasal adres hizmeti ve hazır ofis çözümleri ile Open Ofis, girişimcilerin iş hayatına adım atmasını kolaylaştırır.
Bir fikriniz varsa, şimdi onu hayata geçirmenin tam zamanı!
Sanal ofis ile işletmenizi kurun, profesyonel görünümünüzü koruyun ve işinizi büyütün.